Escritórios de advocacia e advogados especializados em danos pessoais lidam com um grande volume de casos e clientes. Os advogados de escritórios menores podem ter dois casos grandes e vários casos menores a qualquer momento, enquanto os advogados que trabalham para escritórios maiores de advocacia de danos pessoais podem ter que fazer malabarismos até 50 casos de uma vez. Manter-se organizado e produtivo é essencial para fornecer serviços jurídicos de qualidade e alcançar resultados de casos bem-sucedidos.
Aqui estão 5 dicas para aumentar a produtividade como profissional de direito de danos pessoais.
Simplifique os processos de admissão
O processo de captação ao conhecer novos clientes e abrir novos casos pode ser demorado, envolvendo muita papelada e tarefas administrativas. Procure maneiras de agilizar procedimentos de admissão complicados por meio de listas de verificação, modelos, digitalização e automação. Por exemplo, um advogado especializado em danos pessoais pode fazer com que novos clientes preencham um formulário de admissão on-line seguro, em vez de preencher formulários em papel no escritório.
Invista em software jurídico
O mercado de software de gestão de práticas jurídicas vale cerca de US$ 12 bilhões, com centenas de produtos no mercado, incluindo CaseFlow, Legal Files e Rocket Matter. Software de gerenciamento de práticas jurídicas, programas de automação de documentos e outras ferramentas tecnológicas específicas da legislação podem reduzir significativamente o tempo gasto em tarefas administrativas repetitivas. Priorize ferramentas que ajudem na elaboração de documentos, gerenciamento de calendário/registros, comunicações com clientes, faturamento e outros fluxos de trabalho. Treinar a equipe no uso eficiente do software é fundamental. Pode levar até um ano para aprender a usar um novo programa de software sem treinamento especializado.
Delegar e terceirizar adequadamente
Os advogados especializados em danos pessoais muitas vezes assumem responsabilidades demais. Saiba quando delegar tarefas para funcionários de apoio, como para legais, assistentes jurídicos e estagiários. Terceirizar tarefas apropriadas como registros judiciais e transcrições para fornecedores externos. Delegar libera tempo dos advogados para trabalhos de maior valor. Forneça treinamento e supervisão suficientes para garantir resultados de qualidade.
Otimize as estruturas das reuniões
Reuniões improdutivas desperdiçam tempo. Estabeleça agendas para reuniões de equipe interna e reuniões de clientes externos para maximizar a eficiência. Limite os participantes e cumpra os prazos estipulados. Considere alternativas como e-mail, telefone ou videoconferência quando apropriado. Gere atas de reuniões automaticamente usando ferramentas como o Google Docs para um acompanhamento rápido.
Automatize sempre que possível
Ryan Zavodnick, um Advogado de danos pessoais na Filadélfia aconselha procurar oportunidades para automatizar tarefas repetitivas por meio de ferramentas como Zapier e IFTTT. Por exemplo, registre automaticamente e-mails recebidos como eventos de calendário, envie lembretes de compromissos aos clientes ou faça backup de arquivos no armazenamento em nuvem. Crie modelos para documentos usados com frequência. Configure regras e filtros no email. O objetivo é reduzir o trabalho manual.
Ao simplificar os processos de admissão, aproveitando ferramentas tecnológicas jurídicas, delegando adequadamente, otimizando reuniões e automatizando tarefas, escritórios de advocacia de danos pessoais pode eliminar gargalos e perdas de tempo. Isso permite que advogados e funcionários concentrem seu tempo em um trabalho jurídico substantivo que realmente faça avançar os casos. A maior eficiência se traduz em atendimento superior ao cliente e melhores resultados jurídicos. Os advogados especializados em danos pessoais podem precisar investir algum tempo antecipadamente para otimizar fluxos de trabalho e processos. No entanto, os ganhos de produtividade a longo prazo valem bem o esforço.
A criação de uma forma de trabalho mais eficiente e sistemática permite que as empresas assumam mais casos sem reduzir a qualidade.
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Autor: Veselina Dzhingarova
