Otimizando o gerenciamento de funcionários de campo

Introdução

É terça-feira de manhã e sua equipe de serviço de campo está se preparando para um dia repleto de reuniões com clientes pela cidade. Enquanto eles saem porta afora, controlar o tempo é a última coisa que passa pela cabeça deles. No final da semana, você se vê vasculhando notas rabiscadas e compromissos do calendário, tentando reconstruir as horas faturáveis. Tem que haver uma maneira melhor!

Soa familiar? Você não está sozinho.

De acordo com pesquisas, mais de 60% das organizações de serviços de campo enfrentam atrasos na folha de pagamento e imprecisões no faturamento devido a desafios de controle de tempo.

Mas e se sua equipe pudesse cronometrar automaticamente o horário no local e monitorar perfeitamente o tempo dos projetos com apenas alguns toques em seus telefones?

O futuro do trabalho de campo simples e simplificado está aqui.

Apresentando a capacidade de clock contínuo do Workstatus.

Sua equipe pode eliminar a rotina diária de controle de tempo com relógio automatizado baseado em localização, projetos alternáveis ​​e planilhas de horas no aplicativo. Imagine só: planilhas de horas precisas e verificáveis, entregues diretamente na ponta dos dedos, sem necessidade de matemática.

Do recebimento à fatura, junte-se a nós enquanto colocamos sua equipe em funcionamento com a revolucionária solução móvel da Workstatus.

Junte-se a nós enquanto exploramos como o Workstatus pode resolver os problemas de controle de tempo da sua equipe e liberá-lo para entregar um trabalho de qualidade com eficiência.

Resumo

O controle do tempo é uma dor de cabeça constante para as equipes de serviço de campo que passam de um trabalho para outro. A capacidade de relógio contínuo do Workstatus fornece a solução simples e automatizada que você procura.

Neste blog, iremos cobrir:

Primeiros passos com o aplicativo móvel do Workstatus
Relógio automático com base na localização
Revendo planilhas de horas e aprovando horários
Gerenciando planilhas de horas e cronogramas da equipe
Maximizando os benefícios do clock contínuo

Com registro contínuo, automatize o processo de controle de tempo e presença e mantenha registros precisos de cada funcionário para fins de faturamento, folha de pagamento e resolução de conflitos.

Preparando-se

Configurar o Workstatus é rápido e fácil. Sua equipe pode começar perfeitamente rastreamento de tempo com o aplicativo, perfis de funcionários e projetos configurados.

Leva apenas alguns minutos para começar a funcionar, mas a configuração é crítica para acessar os principais recursos, como relógio baseado em localização, aprovações de quadro de horários e relatórios.

Vamos começar:

1. Baixando o aplicativo móvel Workstatus

O primeiro passo é baixar o aplicativo Workstatus no smartphone ou tablet de cada funcionário.

O aplicativo está disponível para iOS e Android.

Os funcionários podem pesquisar “Workstatus” em sua loja de aplicativos, baixar o aplicativo e fazer login usando suas credenciais de trabalho.

O processo de login e integração é rápido e intuitivo.

2. Configurando perfis de usuário

Uma vez logados, os funcionários serão solicitados a configurar seus perfis de usuário no aplicativo.

Inclui inserir sua função, detalhes de contato, permissões de localização, taxa de faturamento e configurações.

A configuração adequada dos perfis garante que as atividades sejam rastreadas para os funcionários certos e recursos baseados em localização trabalhar com precisão.

3. Configurando Projetos

Os gerentes devem configurar projetos no portal da Web do Workstatus, nos quais os funcionários de campo possam registrar o tempo.

Inclui a criação de uma hierarquia de contas de clientes, projetos e subtarefas, se necessário.

Recursos como funcionários e suas taxas também podem ser atribuídos a cada projeto. Esta configuração fornece a estrutura para monitorar o tempo.

Com o aplicativo móvel, os perfis de usuário e os projetos configurados, os funcionários de campo estão prontos para começar a aproveitar o relógio contínuo do Workstatus e eliminar suas dores de cabeça com controle de tempo!

A configuração simples permite rastreamento preciso e automatizado.

Iniciando o relógio

Com o Workstatus, iniciar o relógio para controlar o tempo é fácil e flexível para as equipes de campo. Chega de esquecer de iniciar os cronômetros ou perder o controle entre os sites!

O relógio automático torna o controle do tempo simples e sem uso das mãos, para que os funcionários de campo possam se concentrar no trabalho.

1. Entrada/saída de relógio sob demanda

Com o aplicativo móvel Workstatus, os funcionários podem registrar manualmente a entrada e a saída de cada site ou projeto do cliente usando simples botões de toque.

O rastreamento de tempo sob demanda permite que a equipe de campo inicie e pare o cronômetro conforme necessário ao alternar entre locais e tarefas.

Os funcionários simplesmente tocam no botão “Clock In” no painel do aplicativo para marcar o ponto e selecionar o projeto ou tarefa apropriada para controlar o tempo. O cronômetro começará a monitorar o tempo.

Tocar em “Clock Out” interrompe o cronômetro quando o trabalho é concluído.

2. Relógio automático com base na localização

Além do rastreamento manual, o Workstatus oferece entrada/saída automatizada com base na localização.

Usando GPS e geofencing, o aplicativo detecta quando um funcionário chega ou sai do local do cliente e cronometra o horário de acordo.

Os funcionários podem configurar sites de clientes visitados com frequência para relógio automático baseado em localização. Quando eles atingirem o perímetro da cerca geográfica definido, o aplicativo irá cronometrá-los para começar a monitorar o tempo no local do cliente.

Nenhuma interação manual é necessária.

A combinação de relógios sob demanda e automatizados permite que as equipes de campo controlem facilmente o tempo à medida que avançam entre os projetos em campo.

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Rastreamento ao longo do dia

O Workstatus torna o controle do tempo perfeito ao longo do dia com alternância simples de projetos, anotações e captura de despesas no aplicativo móvel.

Os funcionários podem marcar ponto uma vez e registrar detalhes de trabalho, despesas e projetos de turno sem perder dados de tempo.

O tempo de rastreamento torna-se fácil.

1. Troca de projetos

Com o aplicativo móvel, alternar entre projetos e tarefas é fácil.

Os funcionários simplesmente selecionam o projeto apropriado na lista quando começam a trabalhar em um novo emprego.

O aplicativo interrompe o tempo do projeto anterior e inicia um novo cronômetro para o projeto recém-selecionado.

Nenhuma entrada de dados é necessária para contabilizar o tempo entre os projetos.

2. Adicionando notas

Os funcionários podem adicionar notas às suas entradas de tempo no aplicativo para fornecer contexto adicional.

Por exemplo, podem incluir detalhes sobre o trabalho concluído, peças instaladas, problemas encontrados ou quaisquer outras notas relevantes.

Os gerentes obtêm insights sobre o que foi realizado.

3. Captura de despesas

Quaisquer despesas relacionadas ao trabalho podem ser capturadas pela câmera do aplicativo móvel e documentadas pelo projeto. Refeições, materiais e muito mais podem ser rastreados.

As despesas são automaticamente combinadas com o planilhas de horas semanais para reembolsos mais rápidos.

Com alternância de projetos, anotações e captura de despesas, as equipes de campo têm ferramentas simples e imediatas para documentar detalhes importantes enquanto são cronometrados. O controle de tempo é perfeitamente integrado a outras necessidades em campo.

Terminando o dia

O Workstatus agiliza o controle do tempo de fechamento todos os dias. Ponto de saída automático, ajustes em massa e aprovações do gerente garantem planilhas de horas completas e precisas.

Os funcionários terminam o dia com todas as horas contabilizadas e a revisão do quadro de horários é simples no back-end.

1. Relógio automático

Baseado em Rastreamento de localização GPS, o aplicativo Workstatus pode marcar automaticamente a saída dos funcionários quando eles saem do local do cliente.

Ele garante que nenhum tempo seja perdido durante a transição de um trabalho para outro.

2. Ajustando os tempos

Os funcionários podem ajustar manualmente seus horários do dia no aplicativo móvel antes de enviar a planilha de horas.

Ajustes em massa também podem ser feitos para corrigir erros de entrada/saída.

3. Aprovação do quadro de horários

Depois que um funcionário envia sua planilha de horas diária, ela é encaminhada aos gerentes para revisão e aprovação por meio do portal da web.

Os gerentes podem visualizar todas as planilhas de horas enviadas e aprovar ou solicitar ajustes, se necessário.

Com ponto de saída automatizado, ajustes fáceis e revisão do gerente, as equipes de campo podem garantir que dados de tempo completos e precisos sejam capturados todos os dias antes de serem enviados para folha de pagamento e faturamento. O controle do tempo termina de forma limpa para que eles possam começar do zero no dia seguinte.

Revisão de dados e relatórios

Veja como os relatórios automatizados do Workstatus podem ajudar gerentes e funcionários:

Para funcionários

1. Quadros de horários diários/semanais

O aplicativo móvel permite que os funcionários visualizem e acessem as planilhas de horas diárias enviadas e os resumos semanais/mensais.

Permite monitorar as horas trabalhadas e o tempo alocado a cada projeto ou cliente.

2. Métricas de Produtividade

O aplicativo fornece métricas de produtividade aos funcionários com base em seus dados de tempo.

Inclui estatísticas sobre tempo faturável versus tempo administrativo, horas extras, conclusão de tarefas no prazo e muito mais.

3. Acompanhamento de horas faturáveis

Para as equipes de serviços de campo, a capacidade de controlar o tempo faturável versus tarefas internas não faturáveis ​​é essencial.

Os funcionários podem facilmente rastrear horas faturáveis por cliente/projeto no aplicativo e veja o progresso em direção às metas faturáveis.

Com acesso a planilhas de horas históricas, métricas de produtividade e monitoramento de horas faturáveis, os funcionários podem assumir a propriedade de seus dados de horas e melhorar continuamente sua eficiência.

Para gerentes

1. Visão geral do quadro de horários da equipe

Isso permite que os gerentes visualizem e acompanhem as horas registradas por cada membro da equipe.

Ele mostra quem está trabalhando em quais projetos e quanto tempo gasta, além de garantir faturamento e folha de pagamento precisos.

Os gerentes podem usá-lo para garantir que os membros da equipe registrem seu tempo adequadamente e identifiquem quaisquer problemas.

2. Acompanhamento de projetos

Isto envolve monitorar o progresso e o status dos projetos para garantir que estejam dentro do prazo e do orçamento.

Os gerentes monitoram cronogramas de projetos, marcos, alocação de recursos, orçamentos, riscos, problemas, etc.

Mostra como os projetos estão progredindo e onde podem ser necessárias mudanças.

3. Otimização de agendamento

Isso organiza tarefas, recursos e tempo para maximizar a eficiência e a produtividade.

Os gerentes podem usar ferramentas e técnicas para atribuir recursos de maneira adequada, sequenciar tarefas de forma lógica, definir prazos razoáveis ​​e equilibrar as cargas de trabalho.

O objetivo é concluir o trabalho no prazo e evitar conflitos, sobrecarga ou atrasos.

Fatores como capacidade, dependências e prioridades são considerados.

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Estudos de caso e histórias de sucesso

Workstatus tem 4,7 de 5 estrelas no G2 (um popular site de análise de software).

Aqui está o que nossos clientes têm a dizer sobre nossa ferramenta de software de relógio:

Usei o software para visualizar e aprovar planilhas de horas de sua equipe. Isso me permitiu monitorar as horas do projeto e garantir um faturamento preciso.

John Smith, gerente de projeto

O Workstatus me permitiu extrair dados do quadro de horários para folha de pagamento. Posso processar facilmente a folha de pagamento todas as semanas sabendo que as horas registradas no sistema são precisas.

Jane Doe, RH

Acessei os relatórios no software para obter uma visão de alto nível do tempo registrado pelos funcionários em toda a empresa. Usei isso para identificar necessidades de recursos e gargalos.

Mark Williams, CEO

Você pode verificar as análises G2 do Workstatus aqui.

Melhores práticas para adoção

Aqui estão algumas práticas importantes para adotar um aplicativo de ponto para funcionários de campo:

Explique os benefícios: Garanta que os funcionários entendam como o software facilita seu trabalho, economiza tempo, melhora a precisão, etc.
Envolva as equipes desde o início: envolva os principais usuários e influenciadores durante a seleção e configuração da ferramenta. A adesão antecipada ajuda a impulsionar a adoção.
Torne a participação obrigatória: exija que todos os funcionários usem o sistema para registrar horas, solicitar folga, etc.
Ofereça treinamento: forneça recursos sob demanda, como vídeos e sessões de treinamento ao vivo, para ensinar os funcionários a usar o software.
Comece pequeno: mire inicialmente em um grupo piloto ou em uma única equipe. Depois de adotarem, expandam para outras áreas.
Destaque vitórias: compartilhe histórias de sucesso e métricas que mostrem o valor alcançado. Isso cria entusiasmo.
Obtenha a liderança a bordo: Garanta que gerentes e executivos apoiem e participem verbalmente da nova ferramenta. Liderar pelo exemplo é crucial.

Maximizando os benefícios do clock contínuo

Para obter o máximo benefício do software de relógio contínuo, defina antecipadamente as expectativas sobre o relógio regular, mas permita alguma flexibilidade.

Escolha ferramentas que tornem o relógio perfeito por meio de extensões de navegador, aplicativos móveis e acesso offline.

Controle o tempo para atividades específicas, não apenas para dias úteis.

Forneça visibilidade em tempo real do tempo monitorado para que os funcionários se sintam responsáveis.

Use lembretes e incentivos automáticos para reforçar o hábito. Analise padrões para resolver problemas.

Destaque benefícios como receitas recuperadas e ganhos de produtividade desbloqueados por rastreamento de tempo preciso. Com a abordagem correta, a cronometragem contínua pode ser adotada com sucesso.

Considerações finais

O relógio móvel contínuo do Workstatus agiliza o rastreamento do tempo para as equipes de campo.

Ao automatizar o registro de ponto por meio de seu aplicativo fácil de usar, os funcionários de campo podem registrar horas sem interrupções dispendiosas.

A sincronização em tempo real dá aos gerentes visibilidade da produtividade.

Recursos como rastreamento de localização e cercas geográficas verificam a atividade de trabalho para obter confiança.

Os relatórios personalizados fornecem insights para melhorar o planejamento e a programação.

Para qualquer empresa com uma força de trabalho de campo dispersa, Status de trabalho oferece monitoramento de tempo preciso e automatizado para o futuro do trabalho.

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https://www.workstatus.io/blog/time-attendance/how-to-use-workstatuss-continuous-clocking-for-field-employees/
Autor: Ash Grover

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