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Você já ficou preso naquelas reuniões que deveriam ser por e-mail? Ou pior, aquelas que se arrastam para sempre, deixando você se perguntando se alguma coisa foi alcançada? Sim, todos nós já passamos por isso!

Reuniões de negócios ineficazes são uma grande perda de tempo. Na verdade, mais da metade de nós, britânicos, dizem que passar muito tempo em reuniões os impede de realizar seu trabalho.

Mas isso não significa que devemos abandonar completamente as reuniões. Eles são cruciais para manter as equipes alinhadas, compartilhar atualizações e lançar novas ideias. O verdadeiro problema não são as reuniões, são as mal organizadas.

Então, o que nós podemos fazer sobre isso?

Neste guia, abordaremos o que fazer antes, durante e depois das reuniões de equipe para garantir que sejam produtivas e realmente impactantes.

Antes do encontro

Defina objetivos: seja claro sobre o propósito da reunião. Por que você está reunindo todos? O que você espera obter com isso? Certifique-se de que todos estejam na mesma página.

Crie uma agenda: elabore uma agenda organizada com tópicos específicos, alocações de tempo e apresentadores para cada item. Compartilhe a agenda com os participantes com antecedência para que eles possam vir armados e prontos.

Reúna seus materiais: Prepare todos os documentos ou apresentações necessários para a reunião e compartilhe-os com os participantes com antecedência. Dessa forma, todos estão atualizados e prontos para contribuir.

Escolha uma sala de reunião: Encontre um sala de reuniões que atenda às suas necessidades. Procure um espaço confortável e adaptável num local inspirador e acessível. Certifique-se de que as salas de reunião tenham o equipamento necessário, como Wi-Fi, quadro branco, canetas e ferramentas de videoconferência.

Convide as pessoas certas: convide apenas pessoas que realmente precisem estar presentes. Menos é mais, e manter a lista de participantes focada ajudará a manter as coisas funcionando com mais eficiência.

Escolha um presidente: escolha alguém para liderar a reunião e certifique-se de que ela continue no caminho certo. Além disso, designe um anotador designado para enviar a ata após a reunião.

Definir expectativas: Comunique expectativas de participação, pontualidade e conduta durante a reunião. Certifique-se de que todos conheçam seu papel e o que se espera deles.

Durante o encontro

Comece na hora certa: inicie a reunião imediatamente (mesmo que alguns participantes se atrasem) para respeitar o tempo das pessoas e estabelecer um tom positivo desde o início.

Revise a agenda: No início da reunião, analise rapidamente a agenda e os objetivos para garantir que todos estejam cantando a mesma partitura.

Incentive a participação: Crie um ambiente onde todos os participantes se sintam confortáveis ​​em compartilhar suas ideias e perspectivas. Nosso objetivo é participar ativamente e manter a conversa respeitosa e animada.

Mantenha o foco: mantenha a discussão focada no que está na agenda – sem tocas de coelho, por favor! Além disso, elimine as distrações mantendo os laptops fechados, a menos que esteja apresentando. Certifique-se de que o Slack, o Outlook e outras distrações estejam fechados para reuniões virtuais.

Gerencie o tempo de maneira eficaz: fique de olho no relógio e certifique-se de cumprir o cronograma. Se o tempo acabar, você poderá voltar para tópicos menos urgentes em outro momento.

Faça anotações: certifique-se de que o anotador designado esteja presente para documentar pontos-chave, decisões e itens de ação para compartilhar após a reunião.

Conclua a reunião: Encerre a reunião com uma recapitulação do que foi acordado e uma pontuação de /10 com feedback de melhorias, se relevante.

Depois da reunião

Envie um resumo da reunião: junto com a ata da reunião, envie um resumo da reunião a todos os participantes, destacando as principais conclusões, decisões e ações. Certifique-se de que todos tenham clareza sobre quem está fazendo o quê e quando é o prazo.

Acompanhe os itens de ação: fique de olho nesses itens de ação e certifique-se de que eles sejam retirados da lista. Acompanhe as pessoas responsáveis ​​para manter as coisas funcionando perfeitamente.

Peça feedback: promova uma cultura onde todos assumam a responsabilidade por melhorar as reuniões. Incentive os participantes a fornecer feedback sobre o processo, estrutura e resultados da reunião de forma positiva e construtiva. Você pode então usar esse feedback para melhorar reuniões futuras.

Avalie a eficácia da reunião: Reflita sobre a eficácia da reunião no alcance dos seus objetivos. Você atingiu o alvo com seus objetivos de reunião? Alguma área onde você possa ajustar as coisas para a próxima vez? Continue evoluindo e melhorando a magia das suas reuniões!

Tudo que você precisa para uma reunião produtiva

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Aqui está o que todas as nossas salas de reunião oferecem como padrão:

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A postagem Um guia para melhorar as reuniões de sua equipe apareceu primeiro em Vida de trabalho.

https://work.life/blog/a-guide-to-acing-your-team-meetings/
Autor: Pramod

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